Inbound logistics (logistics đầu vào) và outbound logistics (logistics đầu ra) là yếu tố quyết định đến sự thành công của một doanh nghiệp. quá trình này ảnh hưởng đến sản xuất, lợi nhuận và dịch vụ khách hàng. Có rất nhiều thách thức trong việc đưa logistics đi đúng hướng. Việc áp dụng các biện pháp kiểm soát phù hợp có thể giúp doanh nghiệp của bạn đạt được thành công.
Inbound logistics là gì?
Inbound Logistics là cách nguyên vật liệu và hàng hóa được đưa vào một công ty. Quy trình này bao gồm các bước đặt hàng, tiếp nhận, lưu trữ, vận chuyển và quản lý nguồn cung cấp. Inbound Logistics tập trung vào phần cung của quy luật cung cầu.
Hoạt động Inbound Logistics
Tìm nguồn cung ứng và mua sắm
- Xác định và đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng, nhận báo giá, thương lượng và quản lý các nhà cung cấp.
Đặt hàng / mua hàng
- Mua hàng hóa và nguyên vật liệu công ty cần với số lượng phù hợp vào đúng thời điểm.
Vận chuyển
- Quyết định sử dụng xe tải, máy bay, tàu hỏa hay phương pháp nào khác để di chuyển hàng hóa. Hoạt động này cũng liên quan đến việc lựa chọn tốc độ giao hàng cho các nguồn cung cấp đến, ký hợp đồng với các nhà cung cấp bên thứ ba và làm việc với các nhà cung cấp về giá cả và lộ trình.
Tiếp nhận
- Xử lý sự xuất hiện của vật liệu mới, xe tải dỡ hàng và đảm bảo chúng khớp với đơn đặt hàng.
Xử lý vật liệu
- Di chuyển hàng hóa đã nhận trong khoảng cách ngắn trong cơ sở và sắp xếp chúng để sử dụng sau này.
Sắp xếp hàng hóa
- Chuyển hàng từ bến nhận hàng về kho bãi. Nhân viên cất mọi thứ vào các vị trí được chỉ định.
Bảo quản và nhập kho
- Quản lý các nguyên vật liệu trước khi chúng đi sản xuất hoặc hoàn thành cho khách hàng. Bộ phận này chịu trách nhiệm đảm bảo các mặt hàng được đặt ở những vị trí hợp lý để hoàn thành và đáp ứng các điều kiện bảo quản thích hợp.
Quản lý hàng tồn kho
- Quyết định loại và số lượng nguyên liệu / mặt hàng bạn nên lưu trữ và nơi đặt chúng.
Xúc tiến
- Quản lý tiến độ và lịch trình nguyên vật liệu khi chúng đến cơ sở của bạn.
Phân phối
- Gửi nguồn cung cấp đến đích bên trong doanh nghiệp.
Theo dõi
- Kiểm tra thông tin chi tiết về các đơn đặt hàng đến.
Logistics ngược
- Đưa hàng hóa từ khách hàng về với các lý do như trả lại hàng, lỗi, vấn đề giao hàng, sửa chữa và tân trang. Ngoài ra, các công ty tái chế và tận dụng làm việc với các vật liệu đã qua sử dụng có được nguồn cung của họ thông qua Logistics ngược.
- Cách một công ty tiếp cận dịch vụ Inbound Logistics khác nhau tùy thuộc vào hàng hóa đến, ngành và mối quan hệ người mua – người bán. Công ty có thể tự xử lý Inbound Logistics hoặc thuê ngoài.
Xem thêm: Khóa học logistics online
Xem thêm: Kênh Youtube học logistics miễn phí
| Đặc điểm | INBOUND LOGISTICS | OUTBOUND LOGISTICS |
| Xu hướng | Đầu vào | Đầu ra |
| Tập trung | Cung ứng | Nhu cầu |
| Vai trò | Tiếp nhận | Giao hàng |
| Mối quan hệ chính | Nhà cung cấp, thương nhân và nhà phân phối | Nhà phân phối, nhà bán sỉ & lẻ, khách hàng cuối cùng |
| Quy trình | Xử lý nguyên liệu đầu vào | Quản lý tồn kho, xử lý đơn hàng; giao hàng |
| Hoạt động | Nguyên liệu thô và hàng hóa đến từ các nhà cung cấp | Sản phẩm cuối cùng đến tay khách hàng |
| Hoạch định chiến lược | Tiếp cận hàng hóa và nguyên liệu cần thiết để sản xuất thành phẩm | Đáp ứng nhu cầu khách hàng, hỗ trợ quá trình bán hàng để tạo ra lợi nhuận |
Những thách thức của Inbound Logistics
Những thách thức chính của Inbound Logistics là chi phí cao, ngày giao hàng không chắc chắn và thời gian giao hàng không thể đoán trước. Những điều này khiến các doanh nghiệp khó có thể duy trì mức tồn kho lý tưởng và cải thiện hiệu quả và năng suất của nhà kho.
Dưới đây là một số thách thức Inbound Logistics cụ thể chi tiết hơn:
Vận chuyển trong nước không hiệu quả
Một số công ty chi quá nhiều ngân sách cho việc vận chuyển. Để cắt giảm chi phí, bạn cần thương lượng mức giá ưu đãi với ít nhà vận chuyển hơn và hợp nhất các chuyến hàng đến để tạo thành những chuyến hàng đầy tải. Bạn cũng có thể đặt các tiêu chuẩn tuân thủ đầu vào của nhà cung cấp (VICS) về giá cả và dịch vụ. Phân tích có thể giúp bạn xác định bất kỳ sự lãng phí thời gian hoặc tiền bạc nào.
Khoảng trống thông tin
Một thách thức thường xuyên là không biết chính xác vị trí của lô hàng, khi nào hàng sẽ đến và giá bao nhiêu. Sự thiếu hiểu biết này khiến một số công ty phải mang thêm hàng tồn kho, mua hàng quá sớm và bị chậm trễ trong quá trình sản xuất và giao hàng cho khách hàng. Hệ thống thông tin thời gian thực cho phép một công ty theo dõi và theo dõi các lô hàng và giao tiếp với các nhà cung cấp để đảm bảo dữ liệu chính xác được thu thập khi nhập nguyên liệu.
Tăng đột biến trong việc giao và nhận
Nếu không có kế hoạch phù hợp, doanh nghiệp có thể kết thúc việc giao hàng cùng lúc quá nhiều. Do đó, các bến bãi của họ bị tắc nghẽn bởi các xe tải, khiến các tài xế bối rối không biết nên sử dụng bến nào. Việc giao hàng đạt đỉnh và tạm lắng cũng khiến nhân viên tiếp nhận nhân sự gặp khó khăn một cách hiệu quả. Quy trình tiếp nhận yếu kém dẫn đến sai sót và dự phòng nguyên vật liệu.
Các giải pháp bao gồm lập lịch trình đến, định tuyến giao hàng đến các bến tàu cụ thể và duy trì tốc độ nhất quán trong suốt cả ngày. Phần mềm quản lý kho hàng (WMS) có thể trợ giúp cho công việc hậu cần. Một kỹ thuật khác là cross-docking, trong đó bộ phận tiếp nhận khớp với hàng tồn kho đến để mở đơn đặt hàng. Khi công nhân dỡ sản phẩm, họ chuyển trực tiếp đến một bến tàu khác để chất lên xe tải xuất bến mà không cần cất giữ.
Xử lý hàng trả lại
Việc xử lý hàng trả lại là một việc nên làm đối với một số công ty. Tạo các quy trình rõ ràng, hiệu quả cho việc trả hàng và truyền đạt tầm quan trọng của việc quản lý hàng trả lại cho nhân viên để giải quyết vấn đề này.
Độ tin cậy của nhà cung cấp: công ty cần những nhà cung cấp đáng tin cậy, chất lượng và giá cả cạnh tranh. Để làm cho việc này dễ dàng hơn, hãy thử các bước như:
- Xây dựng mối quan hệ lâu dài
- Thanh toán cho nhà cung cấp đúng hạn
- Đàm phán khi cần thiết để đảm bảo hợp đồng phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn
- Kiểm tra chứng nhận chất lượng của nhà cung cấp
- Đánh giá rủi ro của nhà cung cấp như khí hậu chính trị, thời tiết và quan hệ lao động
- Dự báo các mô hình tăng trưởng của bạn và chọn các nhà cung cấp có thể mở rộng quy mô
- Kiểm tra thời gian dẫn của nhà cung cấp và tỷ lệ giao hàng đúng hạn
- Đánh giá dịch vụ khách hàng của họ
- Đánh giá nhất quán các nhà cung cấp thay thế
Cân bằng cung cầu
Việc đảm bảo có đủ nguồn cung cấp để đáp ứng nhu cầu của khách hàng có thể khó khăn do tính thời vụ, ảnh hưởng cạnh tranh, điều kiện kinh tế, biến động giá nguyên vật liệu, biến động chu kỳ bán hàng và hơn thế nữa. Cách tốt nhất để cân bằng cung và cầu là thông qua dữ liệu.
Cách tối ưu hóa dịch vụ Inbound Logistics của bạn
Tối ưu hóa Inbound Logistics có nghĩa là làm cho hoạt động nhanh hơn, gọn gàng hơn, tiết kiệm chi phí hơn và nhanh nhẹn hơn. Đánh giá mọi quy trình, xác định điểm mạnh và điểm yếu, sau đó thực hiện các cải tiến.
- Lập mô hình quy trình hiện tại và đo lường hiệu suất.
Tìm kiếm sự kém hiệu quả liên quan đến chi phí, lãng phí, giảm chất lượng, công việc trùng lặp, lỗ hổng thông tin và sự chậm trễ. Sự hiện diện của các chi phí vô hình trong Inbound Logistics, chẳng hạn như chi phí vận chuyển hàng tồn kho và tác động của dịch vụ khách hàng kém, có thể làm phức tạp thêm vấn đề. So sánh hoạt động của bạn với điểm chuẩn của ngành và đối thủ cạnh tranh.
- Phân tích các lựa chọn của bạn.
Hiểu các quyết định của bạn ảnh hưởng như thế nào đến chi phí và hiệu quả. Ví dụ, nếu bộ phận thu mua thực hiện mua hàng với số lượng lớn để nhận chiết khấu theo khối lượng, thì những khoản tiết kiệm đó có được bù đắp bằng chi phí nắm giữ và quản lý hàng tồn kho dư thừa không? Các yếu tố thúc đẩy chi phí chính cho Inbound Logistics là mua hàng, quản lý nhà cung cấp, vận chuyển, tiếp nhận, lưu kho, xử lý nguyên vật liệu và quản lý hàng tồn kho.
- Phát triển các chiến lược để giải quyết tình trạng kém hiệu quả trên toàn hệ thống.
Tính toán sự cân bằng giữa các hoạt động. Đầu tư vào tự động hóa và phân tích sẽ cho phép ra quyết định dựa trên dữ liệu nhiều hơn.
Tối ưu hóa Inbound Logistics
- Xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp: Mối quan hệ đối tác mạnh mẽ với nhà cung cấp có thể mang lại những lợi ích như các điều khoản tốt hơn, giảm thời gian giao hàng, tiết kiệm chi phí và cảm giác an toàn trong những biến động của thị trường.
- Sử dụng hệ thống quản lý vận tải (TMS): Phần mềm này tự động hóa, quản lý và tối ưu hóa hoạt động vận tải hàng hóa. TMS so sánh báo giá vận chuyển và mức độ dịch vụ giữa các hãng vận chuyển, lên lịch cho lô hàng và theo dõi trong quá trình giao hàng. Những chi tiết này giúp công ty giảm chi phí, tăng hiệu quả và có được tầm nhìn đầy đủ vào chuỗi cung ứng của mình.
- Sử dụng hệ thống quản lý kho hàng (WMS): Phần mềm WMS tối ưu hóa hoạt động kho hàng bằng cách hợp lý hóa việc tiếp nhận, chuyển hàng, quản lý hàng tồn kho, lấy hàng và hơn thế nữa.
- Kết hợp giao hàng: Các lô hàng có tải trọng nhỏ hơn (LTL) có chi phí vận chuyển cao hơn và thời gian nhận hàng lâu hơn. Đôi khi có những rào cản đối với việc tổng hợp các lô hàng, chẳng hạn như các nhu cầu xếp dỡ khác nhau (một số hàng hóa cần làm lạnh chẳng hạn). Nếu một doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tạo ra toàn bộ tải trọng xe tải, nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba (3PL) có thể kết hợp tải trọng từng phần của mình với tải trọng của các khách hàng khác.
